Расширенную технологию внедрения TRIM применяют, если в организации, где планируется интеграция программной платформы, нет методологической основы, либо ее нужно разработать «с нуля». Поэтому создание этой базы становится составной частью процесса внедрения ИС (информационной системы).
Первичная разработка методологии предшествует использованию информационных инструментов. Такой порядок гарантирует максимальную адаптацию ИС к бизнес-потребностям, работоспособность системы администрирования физических активов (ФА), их долгосрочную эксплуатацию.
Внедрение ИС для управления активами подразумевает поэтапность действий:
- выявление целей и разработка алгоритма реализации;
- создание и развертывание регламентированной системы администрирования;
- автоматизация управления.
ВЫЯВЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ, ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЭтот этап подразумевает проведение таких мероприятий:
- семинар;
- аудиторскую проверку;
- планирование разработки системы администрирования;
- составление ТЗ (технического задания) на внедрение ИС.
Семинар должен сформировать у представителей заказчика представление о концепции управления материальными активами. Информацию представляют ведущие специалисты, входящие в комитет ISO/TC251, занимающегося разработкой стандартов в этой области.
Слушатели семинара знакомятся:
- с прогрессивными подходами к управлению активами предприятия;
- международными требованиями, установленными стандартами ISO 55000, российским ГОСТ Р 55.0.00;
- основополагающими принципами администрирования;
- требованиями к управленческим системам;
- преимуществами компьютеризованной системы руководства.
Аудит – этосистематизированный, документально подтвержденный поиск аудиторских свидетельств плюс их непредвзятая оценка. Цель – определение степени соответствия ФА и ТОиР (технического обслуживания и ремонта) оборудования заданным критериям. Под аудиторскими свидетельствами понимаются данные, относящиеся к анализируемым факторам и подлежащим верификации. Критерии аудита – это стандарты, с которыми сопоставляются полученные в ходе проверки сведения.
Этап подготовки к аудиторской проверке состоит из таких пунктов:
- определение и утверждение критериев оценки в соответствии с ГОСТ Р 55.0.02/ИСО 55001, SAE JA 1011/1012 и т. д.;
- составление и утверждение плана выполнения аудита: определение проверяемых подразделений предприятия, перечень сотрудников, вовлеченных в администрирование активов, описание последовательности аудиторских мероприятий;
- утверждение перечня документации, передаваемой заказчиком для анализа.
Сбор данных при аудите физических активов выполняется в двух направлениях:
- анализ соответствия документации системы администрирования (аудит адекватности);
- оценка применения управленческих принципов (аудит соответствия).
Для объективности проверки важно применять разные методы сбора сведений, документы, проведение интервьюирования руководства.
После сбора информации проводится оценка собранных данных, затем формируются выводы. После этого составляется итоговый отчет, в котором представлены:
- описание осуществленных действий;
- оценка текущего состояния системы;
- результаты анализа данных;
- выявленные проблемы;
- развернутые рекомендации по принятию мер.
Планирование системы администрирования – следующий этап. На основе итогов аудиторской проверки составляется детальный план действий, направленный на ликвидацию причин обнаруженных недостатков/несоответствий. Коррекционные мероприятия либо распространяются на все выявленные проблемы, либо сконцентрированы на ликвидацию наиболее значимых, мешающих прогрессу в управлении ФА.
План мероприятий включает:
- обучение администраторов проекта;
- утверждение конфигурации системы;
- согласование списка документов, нужных для разработки ИС;
- назначение ответственных лиц.
Разработка ТЗ для проектирования ИС заключается в определении основных аспектов, определяющих функциональность и область применения информационной системы.
Подготовка технического задания состоит из нескольких пунктов:
- определение результата от внедрения ИС, выраженный в конкретных измеримых показателях;
- формулирование задач, решение которых возлагается на ИС;
- обозначение сферы применения ИС: структурные подразделения, пользователи, бизнес-процессы;
- определение набора данных, обеспечивающих эффективное решение задачи;
- перечисление внешних ИС, с которыми нужно осуществить интеграцию.
РАЗРАБОТКА И РАЗВЕРТЫВАНИЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРИРОВАНИЯВ рамках этого этапа выполняется ряд мероприятий:
- разработка политики администрирования физических активов;
- создание стратегии управления активами;
- формирование модели, процессов, процедур администрирования;
- определение и оценка рисков, связанных с управлением активами;
- разработка методики администрирования;
- формирование профиля компетенций;
- обучение персонала управлению физическими активами;
- идентификация информации об активах.
Разработка политики администрирования физических активов – первый шаг в построении и развертывании их системы управления (СУ). Эксперты ТОИР ТРИМ помогают заказчику в определении главных целей предприятия, т. е. базы для разработки политики СУ. При этом учитываются требования всех заинтересованных сторон и факторы внешней/внутренней среды заказчика.
Кто считается заинтересованной стороной при внедрении ИС:
- инвесторы, чья выгода зависит от состояния/производительности ФА предприятия, в которое вложены их деньги;
- руководство организации, ответственное за использование физических активов;
- конечных потребителей, чье удовлетворение зависит от качества производимой на предприятии продукции;
- государственные регулирующие органы, сертифицирующие производство/надзирающие за его безопасностью;
- персонал компании и местное население, заинтересованные в безопасной эксплуатации и минимизации воздействия на экологию.
Какие факторы влияют на цели/политику производства:
- соотношение спроса и предложения на продукцию;
- требования к качеству/безопасности товаров;
- условия эксплуатации и текущего состояния ФА;
- доступность внешних ресурсов;
- квалификация персонала.
Сформированная политика администрирования должна содержать:
- описание целей организации;
- анализ внешних/внутренних факторов;
- принципы СУ активами.
Создание стратегии управления активами подразумевает определение целей/задач их администрирования. Эксперты проводят анализ соответствия текущего портфеля ФА стратегическим целям, формируют рекомендации по его оптимизации и разрабатывают стратегию управленческих действий.
В стратегический план входит описание:
- задач СУ имуществом.;
- структуры ресурсов, алгоритма управления ими;
- прогнозов использования и обновления ФА;
- требований контрагентов, сформулированных в виде оцениваемых параметров;
- рабочих процедур, направленных на соблюдение технических стандартов и норм бухгалтерской отчетности.
Формирование модели, процессов, процедур администрированияНа основе результатов анализа, проведенного в ходе аудита, разрабатывается персонализированная модель, процессы, документированные процедуры СУ, адаптированные к условиям Заказчика.
Примерный перечень этих элементов представлен ниже.
Разработка описания процессов организационного обеспечения:
- Процедура СУА «Процесс создания модели жизненного цикла»;
- Процедура СУА «Процесс управления портфелем проектов»;
- Процедура СУА «Процесс обеспечения персоналом»;
- Процедура СУА «Процесс обеспечения качества»;
- Процедура СУА «Процесс обеспечения знаниями».
Разработка описания процессов технического менеджмента:
- Процедура СУА «Процесс планирования»;
- Процедура СУА «Процесс управления выполнением планов»;
- Процедура СУА «Процесс принятия решений»;
- Процедура СУА «Процесс управления рисками»;
- Процедура СУА «Процесс управления конфигурацией»;
- Процедура СУА «Процесс управления информацией»;
- Процедура СУА «Процесс измерений»;
- Процедура СУА «Процесс обеспечения соответствия требованиям».
Разработка описаний технических процессов жизненного цикла активов:
- Процедура СУА «Процесс определения требований»;
- Процедура СУА «Процесс разработки»;
- Процедура СУА «Процесс создания»;
- Процедура СУА «Процесс эксплуатации»;
- Процедура СУА «Процесс обслуживания»;
- Процедура СУА «Процесс утилизации».
Определение и оценка рисков по управлению активамиОпираясь на разработанный стратегический план, эксперты ТОИР ТРИМ помогают Заказчику:
- при формулировании целей руководства ФА;
- при выявлении потенциальных рисков, связанных с ФА;
- при разработке системы критериев для принятия обоснованных решений с учетом выявленных рисков.
Разработка методики администрированияС целью повышения эффективности администрирования активами, разрабатывается набор практических методик, адаптированных к условиям деятельности Заказчика. Их точный перечень определяется по итогам аудита и включается в план мероприятий.
Ориентировочный список разрабатываемых методик:
- Методика СУА «Идентификация актива»;
- Методика СУА «Определение требований к активу»;
- Методика СУА «Использование критериев оценки риска»;
- Методика СУА «Оценка критичности актива»;
- Методика СУА «Определение стоимости владения активом»;
- Методика СУА «Выбор метода управления отказом — RCM процесс»;
- Методика СУА «Оценка индекса состояния актива»;
- Методика СУА «Оценка последствий отказа актива»;
- Методика СУА «Оценка вероятности отказа актива»;
- Методика СУА «Анализ видов и последствий отказа»;
- Методика СУА «Анализ коренных причин отказов»;
- Методика СУА «Анализ дерева отказов»;
- Методика СУА «Формирование финансовой отчетности»;
- Методика СУА «Оценка эффективности управления активами»;
- Методика СУА «Сбор данных для управления активами»;
- Методика СУА «Оценка компетенции менеджера по управлению активами»;
- Методика СУА «Управление аутсорсингом»;
- Методика СУА «МТО. Формирование неснижаемого запаса склада».
Формирование профиля компетенцийДля эффективного управления ФА разрабатывается комплексная система компетентности, основанная на таких факторах:
- выявлении основных областей деятельности предприятия и их составляющих элементов;
- проработке должностных инструкций;
- создании матрицы распределения ролей по элементам компетентности, разработку внутреннего регламента.
Требования систематизируются по таким критериям/областям:
- формирование политики и стратегического плана управления;
- долгосрочное и оперативное планирование администрирования;
- практическая реализация разработанных планов;
- разработка инструментов/ресурсов для СУ;
- управление рисками;
- повышение эффективности производственной деятельности.
При определении компетентности для каждой позиции определен конкретный набор знаний, умений, выполняемых функций.
Обучение персонала управлению физическими активамиДля обеспечения высокой эффективности СУ исполнитель организует обучение работников, основываясь на созданной структуре компетентности. Это ведет к созданию команды сотрудников, обладающих нужными знаниями и навыками.
Типовые программы подготовки:
- «Управление активами. Вводный курс» — для руководителей высшего звена;
- «Управление активами. Системы менеджмента» — для разработчиков и управленцев;
- «Методы управления активами» — для широкого круга специалистов, вовлеченных в управление активами;
- «Выбор и пересмотр стратегии обслуживания оборудования» — для технических менеджеров;
- «Надежностно-ориентированное техническое обслуживание, или RCM» — для менеджеров по надежности;
- «Измерение, анализ и улучшение эффективности системы ТОиР» — для инженеров и руководителей ремонтных служб.
Стандартные учебные программы модифицируются для соответствия специфике задач конкретного проекта. После обучения сотрудники проходят сертификацию, подтверждающую соответствие их квалификации требованиям International Personnel Certification (IPC). Процесс сертификации осуществляется в соответствии с регламентом Ассоциации "Русский Регистр".
Идентификация информации об активахВ целях их эффективного администрирования разрабатывается документ: «Требования к составу и структуре данных об активах».
Он задает правила и форматы сбора информации, отвечая на основные вопросы согласно методике «Сбор данных для управления активами»:
- источники данных;
- лица, ответственные за их поиск;
- методы и периодичность сбора;
- место хранения, права доступа;
- сроки обновления;
- пользователи, алгоритмы обработки.
Этот документ служит основой для разработки спецификации базы данных ИС.